Utiliser son propre véhicule dans un cadre professionnel, qu’est-ce que ça implique au juste? Généralement, il est question d’allocation ou de compensation pour les kilomètres parcourus, mais est-ce toujours le cas?

Chez LSR CPA, nous trouvons important que les employeurs connaissent leurs responsabilités sur ce plan et que les travailleurs soient informés de leurs droits lorsqu’ils se servent de leur voiture pour leur emploi. Voici donc un résumé des informations à connaître pour ne pas risquer de vous faire « rouler »!

La définition simple de l’usage d’un véhicule à des fins personnelles

D’emblée, il importe de faire la distinction claire et nette entre l’usage d’un véhicule à des fins personnelles et une utilisation de celui-ci à des fins professionnelles. L’utilisation dite « à des fins personnelles » correspond à toute forme d’usage de la voiture par l’employé (ou par un membre de sa famille) autre que dans le cadre de son emploi.

Il est ici question, par exemple, de déplacements à des fins récréatives lors des longues fins de semaine, du magasinage pour des biens n’ayant rien à voir avec le boulot et des déplacements entre le domicile et le lieu de travail, et ce, même si l’employé doit se rendre sur le lieu de travail en dehors des heures habituelles pour gérer une urgence.

Par contre, il convient de préciser que lorsque l’employeur exige que son employé prenne le véhicule pour se déplacer directement de son domicile à un endroit différent de son lieu habituel de travail, cela n’est pas considéré comme étant un usage à des fins personnelles.

L’allocation pour frais d’automobile ou pour usage d’un véhicule à moteur

Par définition, l’allocation pour frais d’automobile ou pour usage d’un véhicule à moteur est le paiement qu’un employeur verse à son employé lorsque ce dernier utilise son propre véhicule dans l’exercice de ses fonctions professionnelles. Cette rétribution fait ainsi partie intégrante du salaire ou du traitement de l’employé. Autrement dit, celui-ci n’a aucune justification à fournir pour en bénéficier. De plus, cette allocation constitue un avantage imposable pour l’employé, sauf dans l’optique où elle est calculée en fonction d’un taux raisonnable par kilomètre.

Ainsi, pour l’Agence du revenu du Canada, une allocation est considérée comme valable uniquement si la totalité des conditions suivantes s’applique :

  • L’allocation est strictement fondée sur le nombre de kilomètres parcourus pour le travail au cours de l’année;
  • Le taux fixé par kilomètre est raisonnable (nous y reviendrons);
  • L’employeur n’a pas déjà remboursé l’employé concerné pour des dépenses relatives à la même utilisation, à l’exception de remboursements pour l’assurance commerciale supplémentaire, le péage sur les autoroutes ou les frais de traversier, et ce, si l’allocation avait été calculée sans tenir compte de ces paiements.

Au moment de remplir sa déclaration de revenus et de prestations, l’employé ne devra pas calculer cette allocation comme faisant partie de son revenu.

Le taux par kilomètre à établir pour être considéré comme « raisonnable »

Selon l’Agence du revenu du Canada et Revenu Québec, voici ce qui est considéré comme étant un taux raisonnable par kilomètre en 2020 :

  • 0,59 $/km pour les premiers 5000 km;
  • 0,53 $/km pour tous les kilomètres parcourus après 5000 km.

Notez que, dans le but de s’assurer que l’allocation n’est pas imposable, il est essentiel que l’employé tienne un registre serré de ses déplacements réels.

Dépenses admissibles pour un employé recevant une allocation imposable

Un employé qui reçoit une allocation imposable pourra, s’il satisfait aux conditions mentionnées dans la Loi sur les impôts, déduire ses dépenses admissibles au moment de faire sa déclaration de revenus et de prestations. Plus précisément, l’employeur devra remplir et signer le formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail.

Important : c’est à l’employé que revient la responsabilité de déduire des dépenses d’emploi de son revenu; dans ce cas, les « Frais de véhicule à moteur admissibles ». Dans le formulaire T2200, l’employeur ne fait que confirmer que son employé a répondu aux exigences et qu’il devait effectivement débourser pour les dépenses en fonction de son contrat de travail.

Au provincial, l’employé doit remplir le formulaire T64.3 (Conditions générales d’emploi) lors de sa déclaration de revenus.

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